Een buitenlandse werknemer in dienst nemen

Welke situatie heb jij?

Je collega blijft in het buitenland wonen en werken. Dan geldt in de meeste gevallen de arbeidswet van dat land, en betaal je daar loonbelasting en premies. Zonder eigen bedrijf in dat land doe je dat meestal via een employer of record.

Je collega komt naar Nederland. Dan neem je hem gewoon zelf in dienst volgens de Nederlandse regels. Voor iemand van buiten de EU heb je vaak wel een vergunning nodig.

Je collega werkt vanuit het buitenland

Er zijn drie routes:

• Employer of record. Een provider met een bedrijf in dat land wordt de wettelijke werkgever. Jij bepaalt het werk. Geen eigen bedrijf nodig, en vaak binnen een week geregeld. De vergoeding begint in onze database bij $99 per werknemer per maand, bovenop het salaris.
• Freelancer. Alleen als je collega echt zelfstandig is, met meerdere klanten en eigen werktijden. Werkt iemand alleen voor jou en onder jouw leiding, dan is dat in veel landen schijnzelfstandigheid.
• Eigen bedrijf. Je richt zelf een bedrijf op in dat land. Dat kost maanden en lokaal advies, en past bij een grote, vaste groep mensen.

Per land zie je welke providers er werken, wat het kost en wie de werkgever is: Spanje, Portugal, Duitsland, Verenigd Koninkrijk, Verenigde Staten, Polen, India, Filipijnen.

In vijf stappen met een employer of record

1. Kies een provider die in het land van je collega werkt.
2. Vraag een offerte en vraag wie daar de werkgever wordt: een eigen bedrijf van de provider of een lokale partner.
3. Spreek functie, salaris en startdatum af met je kandidaat.
4. De provider maakt het arbeidscontract volgens de lokale wet en regelt de inschrijving en de loonadministratie.
5. Jij betaalt elke maand één factuur: salaris, werkgeverslasten en de vergoeding.

Je collega komt naar Nederland

Werkt je nieuwe collega straks hier, dan ben jij de werkgever en gelden de Nederlandse regels. Een employer of record heb je dan niet nodig; wil je het werkgeverschap toch uitbesteden, dan kan dat met payrolling.

Komt je collega uit de EU, de EER of Zwitserland? Dan mag hij in Nederland werken zonder werkvergunning. Hij heeft wel een burgerservicenummer (BSN) nodig voor de loonadministratie.

Komt je collega van buiten de EU? Dan heeft hij meestal een verblijfsvergunning en toestemming om te werken nodig. Voor hoogopgeleide werknemers loopt dat vaak via de kennismigrantenregeling, waarvoor je als werkgever erkend referent bij de IND moet zijn. In andere gevallen vraag je een tewerkstellingsvergunning aan bij het UWV, of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid. Welke route past, hangt af van de functie, het salaris en de nationaliteit. Laat je hierover adviseren.

Waar let je op?

• Belasting en premies: in de regel betaal je die in het land waar het werk wordt gedaan. Werkt iemand in meerdere landen, dan gelden aparte regels.
• Arbeidsrecht: het arbeidsrecht van het land waar je collega werkt beschermt hem, ook als je iets anders afspreekt.
• Kosten: naast het salaris betaal je de werkgeverslasten van dat land. Die verschillen sterk per land. Lees wat een employer of record kost.
• Tijd: via een employer of record kan iemand vaak binnen een week beginnen. Een eigen bedrijf of een werkvergunning kost weken tot maanden.